Modèles & documents · 7 juillet 2026
Le kit du registre communal : les modèles, gratuits
Formulaire d’inscription, mention d’information RGPD, accusé de réception, courrier aux habitants, arrêté de désignation des agents habilités, checklist de saison — mis à jour du décret n° 2026-590 du 3 juillet 2026. Utilisables librement, que vous travailliez avec nous ou non.
Par Matthieu Angibaud, co-fondateur de Foyane. Ces modèles sont des points de départ sérieux, pas un conseil juridique : faites-les valider par votre délégué à la protection des données avant usage.
A. Le formulaire d’inscription — les champs, ni plus ni moins
Le registre obéit à une logique de minimisation : on ne collecte que ce que prévoit le CASF (art. R.121-4, réécrit par le décret 2026-590). Votre formulaire doit couvrir :
- Date de la demande ; nom, prénom, date de naissance de la personne.
- Qualité au titre de laquelle elle est inscrite (65 ans et plus / plus de 60 ans inapte au travail / adulte en situation de handicap) — cocher, sans détail médical.
- Adresse ; numéro(s) de téléphone.
- Le cas échéant : identité et qualité du tiers demandeur (famille, voisin, service à domicile) — la demande d’un tiers se fait par écrit, sous réserve de non-opposition de l’intéressé.
- Si utile : coordonnées des intervenants à domicile ; personne à prévenir en cas d’urgence.
- Nouveautés 2026 : possibilité de rafraîchir le logement (oui/non), dates d’absence prolongée prévues, régime de protection juridique le cas échéant.
À ne PAS collecter : état de santé, pathologies, traitements, GIR. Le registre de base n’inclut aucune donnée de santé ; tout ajout de ce type relèverait de l’article 9 du RGPD et fragiliserait le dispositif.
B. La mention d’information RGPD — modèle
À joindre au formulaire, à afficher à l’accueil et à publier sur le site de la commune (l’information doit être « aisément accessible »). Le piège classique : fonder le traitement sur le consentement. L’inscription est volontaire, mais la base juridique du traitement est la mission d’intérêt public du maire — pas le consentement, qui rendrait le registre juridiquement instable. Formulation à faire valider par votre DPO :
Modèle — mention d’information (registre nominatif communal)
« Les informations recueillies font l’objet d’un traitement mis en œuvre par la commune de [NOM] (représentée par le maire), destiné au registre nominatif prévu par l’article L.121-6-1 du code de l’action sociale et des familles. Ce registre a pour finalités : l’organisation d’un contact périodique avec les personnes inscrites en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence ; la proposition d’actions de lutte contre l’isolement et de repérage de la perte d’autonomie ; l’information sur les dispositifs d’aide existants. Ce traitement repose sur l’exécution d’une mission d’intérêt public dont la commune est investie [base à confirmer par votre DPO]. L’inscription est volontaire et facultative ; elle peut également résulter, sauf opposition de votre part, de la transmission annuelle par le conseil départemental ou votre caisse de retraite des données relatives à l’attribution de l’APA ou de la PCH (décret n° 2026-590 du 3 juillet 2026). Les données sont accessibles au maire et aux seuls agents individuellement désignés et spécialement habilités, tenus au secret professionnel ; en cas d’alerte, les rubriques pertinentes peuvent être transmises au préfet. Elles sont conservées jusqu’à votre radiation ou votre décès. Conformément aux articles 15, 16, 18 et 21 du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’opposition, que vous pouvez exercer à tout moment auprès de la mairie de votre résidence [coordonnées + DPO]. Vous pouvez demander votre radiation à tout moment, par simple demande. »
C. L’accusé de réception d’inscription — modèle
Le décret précise que l’accusé de réception vaut confirmation d’accord d’inscription : c’est donc une pièce du dossier, pas une politesse. (Sous le régime antérieur, l’accusé de réception était attendu sous huit jours — délai à vérifier dans le texte consolidé avec votre DPO.)
Modèle — accusé de réception
« Madame, Monsieur, — Nous accusons réception de la demande d’inscription de [Prénom NOM] au registre nominatif communal, reçue le [date] [le cas échéant : présentée par (identité et qualité du tiers)]. Cette inscription est effective à compter de ce jour ; le présent accusé de réception en vaut confirmation. Elle permet à la commune de prendre régulièrement de vos nouvelles en cas d’alerte (canicule, grand froid) et, si vous le souhaitez, dans le cadre des actions de lutte contre l’isolement menées à l’année. Vous pouvez à tout moment demander la modification de vos informations ou votre radiation, par simple demande auprès de la mairie [coordonnées]. Fait à [commune], le [date] — Le Maire. »
D. Le courrier annuel d’information aux habitants — modèle
Le registre ne couvre que 1 à 4 % des personnes concernées selon Santé publique France1 : l’information régulière des habitants n’est pas une formalité, c’est le levier n°1 du dispositif — et elle est désormais une exigence d’accessibilité. À adapter au bulletin municipal, au site, ou en courrier adressé aux plus de 65 ans :
Modèle — information des habitants
« Madame, Monsieur, — Notre commune tient un registre confidentiel des personnes qui souhaitent qu’on veille sur elles lors des épisodes de canicule ou de grand froid, et plus largement contre l’isolement. Si vous avez 65 ans ou plus, si vous êtes reconnu(e) inapte au travail après 60 ans, ou si vous êtes en situation de handicap, vous pouvez vous y inscrire — c’est gratuit, volontaire, et vous pouvez en sortir à tout moment. Être inscrit(e), c’est simplement recevoir de nos nouvelles régulièrement quand une vigilance est déclenchée, et pouvoir signaler un besoin. Un proche peut aussi demander votre inscription, avec votre accord. Renseignements et inscription : [mairie / CCAS, coordonnées, horaires]. Vos informations restent confidentielles, accessibles aux seuls agents habilités. »
E. La checklist de saison — dix points avant l’alerte
- Registre relu : coordonnées vérifiées, doublons purgés, absences prolongées notées.
- Personne à prévenir renseignée pour chaque inscrit (ou tentative documentée de l’obtenir).
- Agents habilités désignés nominativement, par écrit (exigence du décret 2026-590) — modèle d’arrêté ci-dessous.
- Cadence de contact décidée et écrite (par niveau de vigilance).
- Script d’appel court validé (jamais de question médicale).
- Protocole de non-réponse écrit : nombre de relances, seuil d’escalade, qui se déplace.
- Agent d’astreinte désigné pour chaque jour d’alerte, avec un canal d’alerte unique.
- Traçabilité prête : qui note quoi, où, avec quel horodatage.
- Information des habitants publiée (site, bulletin, affichage) — voir modèle D.
- Retour d’expérience planifié pour la fin de saison (taux de jointe, situations escaladées, registre à corriger).
F. L’arrêté de désignation des agents habilités — modèle
C’est le document que le décret n° 2026-590 rend nécessaire dans chaque commune — et dont, à notre connaissance, aucun modèle ne circule : l’article R.121-7 du CASF réserve désormais l’accès au registre au maire et aux agents municipaux « individuellement désignés et spécialement habilités ». La désignation doit donc être nominative, écrite et tenue à jour. Modèle à adapter et à faire valider par votre DPO (la forme de l’acte et ses mesures de publicité relèvent de votre pratique locale) :
Modèle — arrêté portant désignation des agents habilités à accéder au registre nominatif
« Le Maire de la commune de [NOM],
Vu le code général des collectivités territoriales, notamment son article L.2212-2 ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.116-3 et L.121-6-1, et ses articles R.121-1-1 à R.121-11 dans leur rédaction issue du décret n° 2026-590 du 3 juillet 2026 ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 (RGPD), notamment ses articles 5 et 32, et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ;
Considérant que l’article R.121-7 du code de l’action sociale et des familles réserve l’accès aux données du registre nominatif au maire et aux agents individuellement désignés et spécialement habilités à cet effet ;
ARRÊTE
Article 1er. Sont individuellement désignés et spécialement habilités à accéder aux données du registre nominatif institué par l’article L.121-6-1 précité, pour les seules finalités prévues par la réglementation, les agents dont les noms, fonctions et périmètres d’accès figurent en annexe du présent arrêté.
Article 2. Le périmètre d’accès de chaque agent (consultation, mise à jour, organisation du contact périodique) est précisé en annexe ; tout accès est limité à ce qui est strictement nécessaire à l’exercice de ses missions.
Article 3. Les agents désignés sont tenus au secret professionnel dans les conditions des articles 226-13, 226-14 et 226-31 du code pénal ; chacun est informé individuellement de la présente désignation et sensibilisé à la protection des données.
Article 4. L’habilitation cesse de plein droit à la cessation des fonctions de l’agent ; la liste annexée est révisée en tant que de besoin et au moins une fois par an.
Article 5. [Le cas échéant] La gestion opérationnelle du registre étant assurée par le centre communal d’action sociale, les agents de cet établissement sont désignés dans les mêmes formes.
Article 6. Ampliation du présent arrêté est adressée au délégué à la protection des données ; il est publié ou affiché selon les règles applicables [modalités de publicité et transmission éventuelle au contrôle de légalité : à confirmer avec votre secrétariat général et votre DPO].
Fait à [commune], le [date] — Le Maire.
Annexe — agents désignés : Nom, prénom | Fonction | Périmètre d’accès | Date d’effet. »
- Santé publique France, taux d’inscription aux registres communaux (1 à 4 % des personnes concernées), cité par Maire info, 6 juillet 2026. Références réglementaires : art. L.121-6-1 CASF ; art. R.121-1-1 à R.121-11 CASF issus du décret n° 2026-590 du 3 juillet 2026 (JO du 4 juillet 2026).
Le registre est prêt. Et les appels ?
Foyane passe les appels de prise de nouvelles, alerte vos agents et trace chaque tentative. Une démonstration s’écoute sur votre propre téléphone.